浅析企业档案管理存在的问题和对策

2012-06-13 17:42 编辑:admin 来源:发表论文 浏览:
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。
  1、档案管理人员管理意识不强,专业素质有待提升
  一些企业员工档案意识相当薄弱,甚至有一些部门领导对加强档案工作的存在偏见,认为加强企业档案管理没有实质性作用,在管理档案上舍不得投入财力与物力。个别项目部和下属单位的档案工作没有实行岗位责任制,在管理方式上仍然停留在传统的手工收集与检索阶段,一定程度上影响了档案管理质量的水平。档案管理人员专业素质不高。目前,大部分企业虽然有了一支稳定的档案干部队伍,但管理人员的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要,熟悉档案内容,进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
  2、档案管理不够规范
  目前,在一些企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题,主要表现在:档号不规范;案卷标题不规范;大部分案卷缺少卷内目录;组卷混乱现象比较严重。
  3、管理与服务存在脱节现象
  一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集,而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集,影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因,个别档案存在断代现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作,不愿上交集中管理,导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中,忽视了档案资料的作用,不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务,以此来提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息资源闲置。
  4、深化认识,强化培训,提高业务素质
  首先要提高认识。要充分认识企业档案工作的重要性,把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查。其次增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难,增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,树立档案工作的责任感,提高做好档案工作的自觉性。同时要强化档案业务培训。积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训,鼓励他们自学档案管理知识,并从时间和经费上给予保障,提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要,适时举办企业档案基础知识和业务技能培训,培养适应新时期档案工作发展要求的人才。
  5、实现档案的现代化与信息化管理
  网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择,以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略,已在我国企业界推展;在企业发展过程中,以企业的档案工作为依托,成立市场信息服务中心,建立网上档案管理系统,不仅能够为企业提供咨询服务,克服企业管理的盲目性,而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用当前,在企业信息化建设过程中,回接触到一些新的管理软件,如信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、OA办公软件等。在这种情况下,档案部门要知难而上,积极参与企业信息化建设,使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学,在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与企业信息化有机结合,同步发展。
  6、企业在制定信息建设规划时将档案工作纳入其中,档案部门要参与到企业信息化进程中去
  首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题,电子文件看不见,就一张光盘,对于它的完整性、版本等从外观上看不出来,所以档案部门人员要熟悉专用设备、负责检验电子文件,如果保存的电子档案有误,将来在工作中可能要造成更大的失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展,另外也要适应企业信息化建设的流程,两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式,企业信息化应用起来可以很潇洒,实现无纸化办公,财务、生产、营销等许多部门都进行网上办公,最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题,就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去,而是要借助现代化信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识,要求我们不断学习,吸纳新知识,努力使档案管理工作迈上一个新台阶。
  总之,企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业知识共享的主要媒介,搞好档案工作对企业的发展具有重要的作用,在今后的工作中,要不断提高企业档案管理质量,提高其利用率。促进企业档案管理朝着规范化、科学化的方向发展,从而为企业的持续发展提供更多更好的信息资源。
  参考文献
  [1]郑志平.中外企业档案管理研究现状的分析[J].档案时空,2004年08期.
  [2]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽大学,2007年.
  [3]闫艳琴.企业档案管理要做好“五个结合”[N].中国档案报,2001年.

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